有償版のAcrobat Pro DCを使うと、2つのPDFファイルの変更点をカンタンに確認することができます。

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かなり以前から、PDF作成ツールである有料のAcrobat DCを使っています。

地図などの図面の距離を測るために、有償版に含まれているものさしツールを使うためです。

最近になって、使用中の永続ライセンスのサポートが終了したとのメッセージが表示されました。

Acrobatの有償版は結構高価なため、機能的には問題なく使えていたこともあり、どうするか悩んだのですが、サポート切れのソフトを使うことでセキュリティ上の問題が出るなどするとよくないと思い、最新版に切替えることに。

サポートに問合せたところ、永続版ライセンスも一応あるとのことでしたが、現状はサブスク版をオススメしているとのこと。

いろいろ調べてみると、Adobeと直接契約する以外に、Amazonにて1年分のライセンスを購入できることがわかりましたので、とりあえずこれを購入して1年間試してみることにしました。

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そして購入前にProとStandardの機能の違いを確認する中で、少し気になっていたのが、

「2つのバージョンのPDFを比較し、すべての差分を確認」

と書かれていた機能でした。

Adobe Acrobat DC公式サイトより(左:Pro版 右:Standard版)

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ライセンス購入後に、他の方から受け取ったPDFの変更点をチェックする必要があったため、試しにこの機能を使ってみたところ、思った以上に便利でしたので、その内容をまとめておきます。

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その後、何カ所か修正したWordファイルを、再度「Adobe PDFとして保存」で保存しました(契約書サンプル2.pdf)。

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1. 比較したい2つのPDFファイルをAcrobatDCで開く

2. 「ツール」メニューから「ファイルを比較」をクリック

3. 比較するファイルのうち、変更前のファイルが左側、変更後のファイルが右側にあることを確認(逆になっている場合は、2つのファイルの間にある矢印キーを押して入替え)してから「比較」をクリック

4. 2つのPDFファイルを比較したレポートが作成されます

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  • 「契約書」部分のフォントを変更
  • 文字の修正
  • 文字の追記

といった変更を行いましたが、すべてきちんと比較レポートに記載されていました。

※比較レポートのPDFを掲載しようとしましたが、正しく表示されないため、掲載しておりません。ご了承ください。

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今回有償版のAcrobat Pro DCを使って、2つのPDFファイルの変更点をチェックする方法を確認しました。

サンプル程度のボリュームであれば、目視で確認しても見落とすことはないと思いますが、何十ページにもわたる書類の場合、2つのファイルを並べて目視で確認すると時間がかかりますし、そもそも見落としなどのミスをする可能性が高くなります。

Googleドキュメントなどを使って、文書編集の共同作業ができる環境であれば、今回の機能は不要ですが、自社以外と仕事をするケースにおいて、PDFファイルでやりとりすることもまだまだ多いはずです。

コストはかかりますので、すべてのケースで導入すべきとは思いませんが、多少のコストをかければ、こうした生産的でない仕事を人がやらずに済む可能性が広がります。

PDFの閲覧だけであれば、無償のAcrobat Readerで全く問題ありませんので、

「なんでわざわざ有償版が必要なの?」

と思われる方も多いかもしれませんが、やはり有償版にはそれなりのメリットがあるものです。

現状において書類の変更点を確認することに多くの時間を使っているのであれば、Acrobatの有償版の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

投稿者

加藤 博己加藤博己税理士事務所 所長
大学卒業後、大手上場企業に入社し約19年間経理業務および経営管理業務を幅広く担当。
31歳のとき英国子会社に出向。その後チェコ・日本国内での勤務を経て、38歳のときスロバキア子会社に取締役として出向。30代のうち、7年間を欧州で勤務。

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中小企業の経営者と数多く接する中で、業務効率化の支援だけではなく、経営者を総合的にサポートするコンサルティング能力の必要性を痛感し、「コンサル型税理士」(経営支援責任者)のスキルを習得。

現在はこのスキルを活かして、売上アップ支援から個人的な悩みの相談まで、幅広く経営者のお困りごとの解決に尽力中。